Svaki prijevoznik-poslodavac dužan je voditi evidenciju radnih vremena i obveznih odmora mobilnih radnika i vozača u cestovnom prijevozu. Dokumentacija se mora čuvati kod poslodavca najmanje tri godine nakon isteka razdoblja na koje se odnosi. Poslodavci su dužni voditi evidenciju radnog vremena mobilnih radnika u pisanom ili elektroničkom obliku te moraju osigurati stalan i potpun prijenos podataka.
Uvođenjem novih propisa u voznom je parku obavezno arhiviranje i analiza:
- tahografskih listića vozača,
- prenesenih podataka iz kartice vozača,
- prenesenih podataka iz digitalnog tahografa.
Očitavamo podatke s tahografskih listića, iz kartica vozača i digitalnih tahografa u bazu podataka licenciranog softvera te dostavljamo evidenciju radnih vremena i odmora u elektroničkom obliku. Iz baze očitanih podataka generiramo potrebna izvješća na mjesečnoj bazi za svakog pojedinog mobilnog radnika odnosno vozača. Izvješća se automatski analiziraju prema Uredbi (EZ) br. 561/2006.
Evidenciju generiranih izvješća pohranjujemo i dostavljamo poslodavcu u elektroničkom obliku prema dogovoru e-mailom ili na prijenosnom mediju (CD-u, USB-u, memorijskoj kartici i sl.)
Svaki prijenos podataka u bazu podataka odnosi se na podatke zapisane u razdoblju od prethodnog prijenosa nadalje. Podaci za pojedinog mobilnog radnika redovito se upisuju u evidenciju, a najkasnije u roku od 35 dana od dana prethodnog upisa podataka.
U evidenciji se za svakog mobilnog radnika odvojeno vode sljedeći podaci: ime i prezime, OIB, radno vrijeme, noćni rad i ukupno radno vrijeme.
Program kojim se služimo za arhiviranje i analizu, VDO TIS software, je proizvod kojeg imaju i nadzorni organi u puno EU država, pa tako i u Hrvatskoj. Pokazuje to da VDO TIS precizno utvrđuje eventualne prekršaje vozača tijekom analize pohranjenih podataka. Time prijevoznik dobiva, osim podataka za lakšu i uspješniju organizaciju rada voznog parka, sigurnost da je analiza pohranjenih podataka točno pokazala sve prekršaje vozača i da su oni na vrijeme upozoreni.
